Jak agencja nieruchomości może pozbyć się duplikatów w bazie

Duplikaty w bazie to cichy problem większości agencji. Tę samą nieruchomość wprowadza dwóch agentów, właściciel publikuje ogłoszenie na kilku portalach, ktoś zmienia cenę tylko w jednej karcie. W efekcie baza się „rozdyma”, kupującym proponuje się dwa razy to samo mieszkanie, a w zespole pojawiają się spory o to, czyja to oferta.

Przyjrzyjmy się, skąd biorą się duplikaty i jak zorganizować pracę tak, by z tygodnia na tydzień było ich mniej, a nie więcej.

Skąd biorą się duplikaty

• Kilku agentów korzysta z tych samych źródeł. Świeże ogłoszenie na OLX czy DIM.RIA (popularnych ukraińskich portalach nieruchomości) widzą wszyscy jednocześnie — i każdy spieszy się, by dodać je jako pierwszy.
• Właściciel publikuje ogłoszenie kilka razy. Inny tytuł, inne zdjęcia, nieco inna powierzchnia — i system bez weryfikacji traktuje to jako nową nieruchomość.
• Ręczne wprowadzanie danych. „ul. Szewczenki 12” i „Szewczenki 12” to dla człowieka ten sam adres, a dla prostej wyszukiwarki — dwa różne.
• Migracja bazy. Przy przejściu z arkuszy kalkulacyjnych lub innego programu stare duplikaty często przenoszą się razem z całą resztą.

Krok 1. Ustalcie, co uznajecie za duplikat

Zanim zaczniecie szukać powtórzeń, określcie zasady dla całego zespołu. Zazwyczaj nieruchomość jest ta sama, jeśli zgadza się choć jeden element:

1. telefon właściciela (najbardziej wiarygodna przesłanka);
2. adres — ulica i numer budynku;
3. parametry — kategoria, dzielnica, liczba pokoi, powierzchnia i piętro w granicach niewielkiej tolerancji.

W Relto te zasady definiuje się za pomocą profili wyszukiwania duplikatów: wybieracie, które kryteria są obowiązkowe, i ustawiacie tolerancję dla powierzchni i ceny. Dla mieszkań i działek zasady mogą się różnić — i to zupełnie normalne.

Krok 2. Sprawdzajcie, zanim nieruchomość trafi do bazy

Najtańszy duplikat to ten, którego nie utworzono. Dlatego weryfikacja powinna odbywać się już na wejściu:

• przy kopiowaniu ogłoszenia za pomocą rozszerzenia do przeglądarki bezpośrednio na stronie OLX, DIM.RIA czy innego portalu widać oznaczenie: nowa, możliwy duplikat lub już w bazie;
• przy ręcznym dodawaniu CRM pokazuje podobne oferty, a agent widzi, że ktoś już utworzył kartę — i kto dokładnie zrobił to pierwszy.

Zasada dla zespołu: jeśli system pokazuje „możliwy duplikat”, najpierw otwórz istniejącą kartę. Zaktualizowanie w niej ceny czy zdjęć jest szybsze niż późniejsze scalanie dwóch.

Krok 3. Regularnie porządkujcie to, co już się nazbierało

Nawet przy ścisłych zasadach coś się prześlizgnie. Zarezerwujcie 15 minut tygodniowo:

• na liście ofert obserwujcie licznik duplikatów — pokazuje, ile dopasowań znaleziono dla każdej karty;
• otwierajcie grupy podobnych ofert ze zdjęciami — od razu widać, czy to naprawdę to samo mieszkanie;
• zbędne pozycje archiwizujcie jednym kliknięciem, bez otwierania karty;
• jeśli zbieżność jest przypadkowa (np. dwa identyczne mieszkania w jednym budynku), oznaczcie parę jako „nie duplikat” — system nie będzie jej już proponował.

Krok 4. Wyznaczcie osobę odpowiedzialną

Duplikaty to wspólny problem, dlatego ktoś musi się nim opiekować. Zwykle jest to office manager lub kierownik działu. Jego zadaniem jest cotygodniowy przegląd grup podobnych ofert i rozstrzyganie spornych przypadków: czyja to nieruchomość i którą kartę zostawić.

Co zyskacie

• Kupujący nie widzą dwa razy tego samego mieszkania — rośnie zaufanie do agencji.
• Agenci nieruchomości poświęcają czas na prezentacje, a nie na szukanie „właściwej” karty.
• Rzetelna analityka: liczba nieruchomości w bazie odpowiada rzeczywistości.
• Mniej konfliktów w zespole: widać, kto dodał ofertę jako pierwszy.

Wypróbujcie profile wyszukiwania duplikatów i rozszerzenie do przeglądarki w Relto — przez pierwsze dni możecie pracować bezpłatnie, a w przeniesieniu bazy z arkuszy lub poprzedniego programu chętnie pomożemy.