Как агенция за недвижими имоти да се отърве от дубликатите в базата

Дубликатите в базата са тих проблем за повечето агенции. Един и същ имот се въвежда от двама брокери, собственикът публикува обява в няколко портала, някой променя цената само в една от картите. В резултат базата „набъбва“, на купувачите се предлага един и същ апартамент два пъти, а в екипа възникват спорове чий е имотът.

Нека видим откъде идват дубликатите и как да организирате работата така, че всяка седмица те да стават по-малко, а не повече.

Откъде идват дубликатите

• Няколко брокери работят с едни и същи източници. Нова обява в OLX или DIM.RIA (водещи украински портали за имоти) я виждат всички едновременно — и всеки бърза да я въведе пръв.
• Собственикът публикува обявата няколко пъти. Друго заглавие, други снимки, малко по-различна площ — и без проверка системата я приема за нов имот.
• Ръчно въвеждане. „ул. Шевченко 12“ и „Шевченко 12“ за човек са един адрес, а за обикновено търсене — два различни.
• Пренасяне на базата. При преминаване от таблици или от друга програма старите дубликати често се пренасят заедно с всичко останало.

Стъпка 1. Разберете се какво се смята за дубликат

Преди да търсите съвпадения, определете правилата за целия екип. Обикновено имотът е същият, ако съвпада поне едно от следните:

1. телефонът на собственика (най-надеждният признак);
2. адресът — улица и номер на сградата;
3. параметрите — категория, квартал, брой стаи, площ и етаж в рамките на малък толеранс.

В Relto тези правила се задават чрез профили за търсене на дубликати: избирате кои критерии са задължителни и задавате толеранс за площта и цената. За апартаменти и за парцели правилата може да са различни — и това е напълно нормално.

Стъпка 2. Проверявайте още преди имотът да влезе в базата

Най-евтиният дубликат е този, който изобщо не е създаден. Затова проверката трябва да става още на входа:

• при копиране на обява чрез разширението за браузър директно на страницата на OLX, DIM.RIA или друг портал се вижда етикет: нов, възможен дубликат или вече е в базата;
• при ръчно добавяне CRM показва подобни имоти и брокерът вижда, че някой вече е създал картата — и кой точно го е направил пръв.

Правило за екипа: ако системата покаже „възможен дубликат“, първо отворете съществуващата карта. Да обновите цената или снимките в нея е по-бързо, отколкото после да обединявате две карти.

Стъпка 3. Редовно разчиствайте натрупаното

Дори при строги правила нещо ще се промъква. Отделете по 15 минути седмично:

• в списъка с имоти следете брояча на дубликати — той показва колко съвпадения са открити за всяка карта;
• отваряйте групите от подобни имоти със снимки — така веднага се вижда дали наистина става дума за същия апартамент;
• излишното архивирайте с едно кликване, без да отваряте картата;
• ако съвпадението е случайно (например два еднакви апартамента в една сграда), поставете отметка „не е дубликат“ — системата повече няма да предлага тази двойка.

Стъпка 4. Определете отговорник

Дубликатите са общ проблем, затова някой трябва да отговаря за тях. Обикновено това е офис мениджърът или ръководителят на екипа. Неговата задача е седмичният преглед на групите от подобни имоти и решаването на спорните случаи: чий е имотът и коя карта да остане.

Какво печелите

• Купувачите не виждат един и същ апартамент два пъти — доверието в агенцията расте.
• Брокерите отделят времето си за огледи, а не за търсене на „правилната“ карта.
• Честна аналитика: броят на имотите в базата отговаря на реалността.
• По-малко конфликти в екипа: вижда се кой е добавил имота пръв.

Изпробвайте профилите за търсене на дубликати и разширението за браузър в Relto — първите дни можете да работите безплатно, а ние ще ви помогнем да пренесете базата от таблици или от предишната ви програма.