Як агентству нерухомості позбутися дублів у базі

Дублі в базі — тиха проблема більшості агентств. Один і той самий об'єкт заносять два ріелтори, власник дає оголошення на кількох порталах, хтось змінює ціну лише в одній картці. У результаті база «роздувається», покупцям пропонують ту саму квартиру двічі, а в команді виникають суперечки, чий це об'єкт.

Розберемо, звідки беруться дублі і як налаштувати роботу так, щоб їх ставало менше щотижня, а не більше.

Звідки беруться дублі

• Кілька ріелторів працюють з тими самими джерелами. Свіже оголошення на OLX чи DIM.RIA бачать усі одночасно — і кожен поспішає занести його першим.
• Власник подає оголошення кілька разів. Інший заголовок, інші фото, трохи інша площа — і система без перевірки вважає це новим об'єктом.
• Ручне введення. «вул. Шевченка, 12» і «Шевченка 12» для людини — одна адреса, для простого пошуку — дві різні.
• Перенесення бази. Під час переходу з таблиць або іншої програми старі дублі часто переїжджають разом з усім іншим.

Крок 1. Домовтеся, що вважати дублем

Перш ніж шукати збіги, визначте правила для всієї команди. Зазвичай об'єкт — той самий, якщо збігається хоча б одне:

1. телефон власника (найнадійніша ознака);
2. адреса — вулиця і номер будинку;
3. параметри — рубрика, район, кількість кімнат, площа й поверх у межах невеликого допуску.

У Relto ці правила задаються профілями пошуку дублів: ви обираєте, які критерії обов'язкові, і встановлюєте допуски за площею та ціною. Для квартир і для ділянок правила можуть бути різні — і це нормально.

Крок 2. Перевіряйте ще до того, як об'єкт потрапив у базу

Найдешевший дубль — той, якого не створили. Тому перевірка має відбуватися на вході:

• під час копіювання оголошення через розширення для браузера прямо на сторінці OLX, DIM.RIA чи іншого порталу видно позначку: нове, можливий дубль або вже в базі;
• під час ручного додавання CRM показує схожі об'єкти, і ріелтор бачить, що картку вже хтось створив — і хто саме зробив це першим.

Правило для команди: якщо система показує «можливий дубль», спершу відкрийте наявну картку. Оновити ціну чи фото в ній швидше, ніж потім об'єднувати дві.

Крок 3. Регулярно розбирайте те, що вже накопичилося

Навіть за суворих правил щось проскакуватиме. Виділіть 15 хвилин на тиждень:

• у списку об'єктів стежте за лічильником дублів — він показує, скільки збігів знайдено для кожної картки;
• відкривайте групи схожих об'єктів з фото — так одразу видно, чи це справді та сама квартира;
• зайве архівуйте одним кліком, без відкриття картки;
• якщо збіг випадковий (наприклад, дві однакові квартири в одному будинку), ставте позначку «не дубль» — система більше не пропонуватиме цю пару.

Крок 4. Призначте відповідального

Дублі — спільна проблема, тому в неї має бути власник. Зазвичай це офіс-менеджер або керівник відділу. Його задача — щотижневий розбір груп схожих об'єктів і рішення в спірних випадках: чий об'єкт і яку картку залишити.

Що ви отримаєте

• Покупці не бачать ту саму квартиру двічі — довіри до агентства більше.
• Ріелтори витрачають час на показ, а не на пошук «правильної» картки.
• Аналітика чесна: кількість об'єктів у базі відповідає реальності.
• Менше конфліктів у команді: видно, хто додав об'єкт першим.

Спробуйте профілі пошуку дублів і розширення для браузера в Relto — перші дні можна працювати безкоштовно, а базу з таблиць чи попередньої програми ми допоможемо перенести.