Как перенести базу объектов в новую CRM без потерь

Переход на новую CRM пугает агентства не новой программой, а базой. Годы работы — тысячи объектов, фото, клиенты с запросами, история. Потерять это нельзя, а остановить работу на неделю — тем более. Рассказываем, как подготовить и провести перенос так, чтобы команда почти не заметила перехода.

Что именно переносить

Составьте список до начала — так ничего не потеряется:

• объекты со всеми характеристиками, примечаниями, фото и архивом (архив пригодится для аналитики и повторных продаж);
• клиентов вместе с их запросами — что ищут, в каком бюджете и районе;
• лиды — заявки, с которыми ещё работают;
• новостройки (ЖК) и привязку к ним объектов;
• пользователей и их права — кто какие объекты видит и редактирует;
• служебные списки: чёрный список и посредники.

Шаг 1. Наведите порядок в старой базе

Перенос — хороший повод избавиться от лишнего. За неделю-две до переезда:

1. архивируйте объекты, которые давно неактуальны;
2. разберите очевидные дубли;
3. проверьте, что за каждым риелтором закреплены именно его объекты;
4. уволенных сотрудников отметьте как неактивных — их объекты можно передать другим.

Шаг 2. Выберите способ переноса

Из прежней CRM. Самый полный вариант: переносятся объекты с фото и архивом, клиенты с запросами, лиды, новостройки, пользователи с правами. В Relto такой перенос запускается прямо из CRM и идёт в фоне с отображением прогресса — длительность зависит от объёма базы и количества фото.

Из Excel. Если база жила в таблицах, объекты и клиентов можно импортировать самостоятельно: вы указываете, какой столбец что означает, а фото подтягиваются по ссылкам.

Если ваша система нестандартная или данные разбросаны по нескольким источникам — оставьте заявку. Мы оценим объём и подскажем самый быстрый путь.

Шаг 3. Пробный перенос

Не переезжайте «набело» с первого раза. Сделайте пробный запуск и проверьте выборочно:

• 10–20 объектов разных рубрик: характеристики, цены, примечания, фото;
• несколько клиентов с запросами — на месте ли бюджет и пожелания;
• права двух-трёх риелторов — видит ли каждый то же, что и раньше.

Шаг 4. Параллельная работа и финальный запуск

Пока команда привыкает к новой системе, старая ещё работает. Важно, чтобы повторный запуск переноса не создавал дублей: он должен обновлять уже перенесённое и добавлять только новое. Так вы делаете финальный запуск в день перехода — и в новой CRM оказываются все изменения последних дней.

Шаг 5. Первая неделя в новой CRM

• проведите короткое обучение: где объекты, клиенты, дела, как работает подбор;
• пригласите риелторов по ссылке — каждый сам заполнит анкету, а администратор подтвердит доступ и права;
• подключите уведомления в Telegram, чтобы новые лиды и совпадения по запросам не терялись;
• назначьте человека, к которому команда обращается с вопросами в первые дни.

Чего избегать

• переносить всё «как есть» вместе с мусором и дублями;
• переезжать в пик сезона без пробного запуска;
• отключать старую систему до того, как проверили результат;
• забыть о правах доступа — потом придётся настраивать их в спешке.

Итог

Хорошо спланированный перенос занимает немного времени и не останавливает работу: база готовится заранее, пробный запуск выявляет проблемы, а финальный — переносит свежие изменения без дублей. В Relto у каждого агентства отдельная изолированная база, а с переносом мы помогаем — напишите нам, и обсудим ваш случай.