Jak przenieść bazę nieruchomości do nowego CRM bez strat

Agencje nie boją się przejścia na nowy CRM z powodu nowego programu, tylko z powodu bazy. Lata pracy — tysiące nieruchomości, zdjęcia, klienci z zapytaniami, historia. Nie można tego stracić, a tym bardziej zatrzymać pracy na tydzień. Podpowiadamy, jak przygotować i przeprowadzić migrację tak, by zespół prawie nie zauważył zmiany.

Co dokładnie przenosić

Sporządźcie listę przed rozpoczęciem — dzięki temu nic się nie zgubi:

• nieruchomości ze wszystkimi parametrami, notatkami, zdjęciami i archiwum (archiwum przyda się do analityki i ponownej sprzedaży);
• klientów wraz z ich zapytaniami — czego szukają, z jakim budżetem i w jakiej dzielnicy;
• leady — zgłoszenia, nad którymi wciąż trwa praca;
• inwestycje deweloperskie i przypisane do nich nieruchomości;
• użytkowników i ich uprawnienia — kto które oferty widzi i edytuje;
• listy pomocnicze: czarną listę i pośredników.

Krok 1. Zróbcie porządek w starej bazie

Migracja to dobra okazja, by pozbyć się zbędnych rzeczy. Na tydzień–dwa przed przeprowadzką:

1. zarchiwizujcie nieruchomości, które od dawna są nieaktualne;
2. usuńcie oczywiste duplikaty;
3. sprawdźcie, czy każdy agent ma przypisane właściwe oferty;
4. byłych pracowników oznaczcie jako nieaktywnych — ich nieruchomości można przekazać innym.

Krok 2. Wybierzcie sposób migracji

Z poprzedniego CRM. Najpełniejsza opcja: przenoszone są nieruchomości ze zdjęciami i archiwum, klienci z zapytaniami, leady, inwestycje oraz użytkownicy z uprawnieniami. W Relto taką migrację uruchamia się bezpośrednio z CRM i przebiega w tle z widocznym postępem — czas trwania zależy od wielkości bazy i liczby zdjęć.

Z Excela. Jeśli baza była prowadzona w arkuszach, nieruchomości i klientów możecie zaimportować samodzielnie: wskazujecie, co oznacza każda kolumna, a zdjęcia pobierają się z linków.

Jeśli wasz system jest niestandardowy albo dane są rozproszone w kilku źródłach — zostawcie zgłoszenie. Ocenimy zakres i podpowiemy najszybszą drogę.

Krok 3. Próbna migracja

Nie przenoście się „na czysto” za pierwszym podejściem. Zróbcie próbne uruchomienie i sprawdźcie wyrywkowo:

• 10–20 nieruchomości z różnych kategorii: parametry, ceny, notatki, zdjęcia;
• kilku klientów z zapytaniami — czy budżet i preferencje są na miejscu;
• uprawnienia dwóch–trzech agentów — czy każdy widzi to samo, co wcześniej.

Krok 4. Praca równoległa i finalne uruchomienie

Gdy zespół przyzwyczaja się do nowego systemu, stary wciąż działa. Ważne, by ponowne uruchomienie migracji nie tworzyło duplikatów: powinno aktualizować to, co już przeniesiono, i dodawać tylko nowe dane. Dzięki temu w dniu przejścia robicie finalne uruchomienie — i w nowym CRM lądują wszystkie zmiany z ostatnich dni.

Krok 5. Pierwszy tydzień w nowym CRM

• przeprowadźcie krótkie szkolenie: gdzie są nieruchomości, klienci, zadania i jak działa dopasowywanie ofert;
• zaproście agentów za pomocą linku — każdy sam wypełni profil, a administrator zatwierdzi dostęp i uprawnienia;
• włączcie powiadomienia na Telegramie, żeby nowe leady i dopasowania do zapytań nie umykały;
• wyznaczcie osobę, do której zespół może zwracać się z pytaniami w pierwszych dniach.

Czego unikać

• przenoszenia wszystkiego „jak leci” razem ze śmieciami i duplikatami;
• przeprowadzki w szczycie sezonu bez próbnej migracji;
• wyłączania starego systemu, zanim sprawdzicie wynik;
• zapominania o uprawnieniach dostępu — potem trzeba będzie ustawiać je w pośpiechu.

Podsumowanie

Dobrze zaplanowana migracja nie zajmuje dużo czasu i nie zatrzymuje pracy: baza jest przygotowana z wyprzedzeniem, próbne uruchomienie ujawnia problemy, a finalne — przenosi najnowsze zmiany bez duplikatów. W Relto każda agencja ma osobną, odizolowaną bazę, a w migracji pomagamy — napiszcie do nas, a omówimy wasz przypadek.