Как да пренесете базата с имоти в нова CRM без загуби

Агенциите се плашат от преминаването към нова CRM не заради новата програма, а заради базата. Години работа — хиляди имоти, снимки, клиенти със запитвания, история. Да се загуби това е недопустимо, а да се спре работата за седмица — още повече. Ето как да подготвите и проведете пренасянето така, че екипът почти да не забележи прехода.

Какво точно да пренесете

Съставете списък преди да започнете — така нищо няма да се изгуби:

• имотите с всички характеристики, бележки, снимки и архива (архивът ще ви трябва за аналитика и повторни продажби);
• клиентите заедно с техните запитвания — какво търсят, с какъв бюджет и в кой квартал;
• лийдовете — запитванията, по които все още се работи;
• новото строителство (жилищни комплекси) и свързаните с него имоти;
• потребителите и техните права — кой какви имоти вижда и редактира;
• служебните списъци: черен списък и посредници.

Стъпка 1. Подредете старата база

Пренасянето е добър повод да се отървете от излишното. Една-две седмици преди преместването:

1. архивирайте имотите, които отдавна не са актуални;
2. разчистете очевидните дубликати;
3. проверете дали на всеки брокер са зачислени точно неговите имоти;
4. напусналите служители отбележете като неактивни — имотите им могат да се прехвърлят на други.

Стъпка 2. Изберете начин на пренасяне

От предишната CRM. Най-пълният вариант: пренасят се имотите със снимки и архив, клиентите със запитвания, лийдовете, новото строителство, потребителите с правата им. В Relto такова пренасяне се стартира директно от CRM и протича във фонов режим с индикатор за напредъка — продължителността зависи от обема на базата и броя на снимките.

От Excel. Ако базата ви е била в таблици, можете сами да импортирате имоти и клиенти: посочвате какво означава всяка колона, а снимките се изтеглят по линковете.

Ако системата ви е нестандартна или данните са разпръснати в няколко източника — оставете запитване. Ще оценим обема и ще ви подскажем най-бързия път.

Стъпка 3. Пробно пренасяне

Не се местете „на чисто“ от първия опит. Направете пробно пренасяне и проверете на случаен принцип:

• 10–20 имота от различни категории: характеристики, цени, бележки, снимки;
• няколко клиенти със запитвания — на място ли са бюджетът и предпочитанията;
• правата на двама-трима брокери — вижда ли всеки същото, което и преди.

Стъпка 4. Паралелна работа и финално пренасяне

Докато екипът свиква с новата система, старата продължава да работи. Важно е повторното пускане на пренасянето да не създава дубликати: то трябва да обновява вече пренесеното и да добавя само новото. Така в деня на прехода правите финалното пренасяне — и в новата CRM попадат всички промени от последните дни.

Стъпка 5. Първата седмица в новата CRM

• проведете кратко обучение: къде са имотите, клиентите, задачите и как работи подборът;
• поканете брокерите чрез линк — всеки сам попълва профила си, а администраторът потвърждава достъпа и правата;
• включете известията в Telegram, за да не се губят новите лийдове и съвпаденията по запитвания;
• определете човек, към когото екипът да се обръща с въпроси през първите дни.

Какво да избягвате

• да пренасяте всичко „както си е“ заедно с боклука и дубликатите;
• да се местите в пика на сезона без пробно пренасяне;
• да изключвате старата система, преди да сте проверили резултата;
• да забравите за правата за достъп — после ще трябва да ги настройвате набързо.

Обобщение

Добре планираното пренасяне не отнема много време и не спира работата: базата се подготвя предварително, пробното пренасяне показва проблемите, а финалното — пренася последните промени без дубликати. В Relto всяка агенция има отделна изолирана база, а с пренасянето ние помагаме — пишете ни и ще обсъдим вашия случай.