Як перенести базу об'єктів у нову CRM без втрат

Перехід на нову CRM лякає агентства не через нову програму, а через базу. Роки роботи — тисячі об'єктів, фото, клієнти з запитами, історія. Втратити це не можна, а зупинити роботу на тиждень — тим паче. Розповідаємо, як підготувати і провести перенесення так, щоб команда майже не помітила переходу.

Що саме переносити

Складіть перелік до початку — так нічого не загубиться:

• об'єкти з усіма характеристиками, примітками, фото і архівом (архів знадобиться для аналітики і повторних продажів);
• клієнтів разом з їхніми запитами — що шукають, у якому бюджеті й районі;
• ліди — заявки, з якими ще працюють;
• новобудови (ЖК) і прив'язку до них об'єктів;
• користувачів і їхні права — хто які об'єкти бачить і редагує;
• службові списки: чорний список і посередники.

Крок 1. Наведіть лад у старій базі

Перенесення — гарний привід позбутися зайвого. За тиждень-два до переїзду:

1. архівуйте об'єкти, які давно неактуальні;
2. розберіть очевидні дублі;
3. перевірте, що за кожним ріелтором закріплені саме його об'єкти;
4. звільнених співробітників позначте як неактивних — їхні об'єкти можна передати іншим.

Крок 2. Оберіть спосіб перенесення

З попередньої CRM. Найповніший варіант: переносяться об'єкти з фото й архівом, клієнти із запитами, ліди, новобудови, користувачі з правами. У Relto таке перенесення запускається прямо з CRM і йде у фоні з прогресом — тривалість залежить від обсягу бази і кількості фото.

З Excel. Якщо база жила в таблицях, об'єкти й клієнтів можна імпортувати самостійно: ви вказуєте, який стовпець що означає, а фото підтягуються за посиланнями.

Якщо ваша система нестандартна або дані розкидані по кількох джерелах — залиште заявку. Ми оцінимо обсяг і підкажемо найшвидший шлях.

Крок 3. Пробне перенесення

Не переїжджайте «набіло» з першого разу. Зробіть пробний запуск і перевірте вибірково:

• 10–20 об'єктів різних рубрик: характеристики, ціни, примітки, фото;
• кілька клієнтів із запитами — чи на місці бюджет і побажання;
• права двох-трьох ріелторів — чи бачить кожен те саме, що й раніше.

Крок 4. Паралельна робота і фінальний запуск

Поки команда звикає до нової системи, стара ще працює. Важливо, щоб повторний запуск перенесення не створював дублів: він має оновлювати вже перенесене й додавати лише нове. Так ви робите фінальний запуск у день переходу — і в новій CRM опиняються всі зміни останніх днів.

Крок 5. Перший тиждень у новій CRM

• проведіть коротке навчання: де об'єкти, клієнти, справи, як працює підбір;
• запросіть ріелторів посиланням — кожен сам заповнить анкету, а адміністратор підтвердить доступ і права;
• підключіть сповіщення в Telegram, щоб нові ліди й збіги за запитами не губилися;
• призначте людину, до якої команда звертається з питаннями в перші дні.

Чого уникати

• переносити все «як є» разом зі сміттям і дублями;
• переїжджати в пік сезону без пробного запуску;
• вимикати стару систему до того, як перевірили результат;
• забути про права доступу — потім доведеться налаштовувати їх у поспіху.

Підсумок

Добре сплановане перенесення займає небагато часу і не зупиняє роботу: база готується заздалегідь, пробний запуск показує проблеми, а фінальний — переносить свіжі зміни без дублів. У Relto кожне агентство має окрему ізольовану базу, а з перенесенням ми допомагаємо — напишіть нам, і обговоримо ваш випадок.